RÈGLES & DIRECTIVES POUR LES EXPOSANTS
Table des matières
Configuration du kiosque d’exposition
ExpoCam met à la disposition des exposants un kiosque standard avec un drapée noir qui comprend un mur arrière de 8 pieds de hauteur et des murs latéraux de 3 pieds de hauteur. La construction et la conception de kiosques personnalisés sont autorisées et encouragées à ExpoCam — à condition qu’elles respectent les paramètres décrits ci-dessous. Les kiosques personnalisés qui ne répondent pas à ces paramètres peuvent être amenés à être modifiés sur place pour être conformes.
Les kiosques linéaires, également appelés « en ligne », sont généralement disposés en ligne droite et ont des exposants voisins à leur droite et à leur gauche immédiate, ce qui ne laisse qu’un seul côté exposé à l’allée.
Dimensions et utilisation de l’espace
- Profondeur : 10 pi (3,05 m)
- Largeur : 10 pi (3,05 m) ou plus
- Hauteur maximale de la paroi arrière : 8 pi (2,44 m)
- Hauteur maximale des parois latérales : 8 pi (2,44 m) dans la moitié arrière de l’espace du kiosque (jusqu’à 5 pi de long), la moitié avant restante est limitée à une hauteur de 4 pi (1,22 m)
- Le matériel d’exposition doit être disposé de manière à ne pas gêner la visibilité des exposants voisins
Les kiosques en coin sont exposés sur deux allées qui se croisent et ouverts sur deux côtés. Les règles pour les kiosques linéaires s’appliquent aux kiosques en coin.
Les kiosques en périphéries sont des kiosques linéaires qui donnent sur un mur extérieur de la salle d’exposition.
Dimensions et utilisation de l’espace
- Les règles aux kiosques linéaires s’appliquent aux kiosques en périphérie, à l’exception de la hauteur maximale de la paroi arrière, qui peut atteindre 12 pi (3,66 m)
Les kiosques en extrémité d’allée (voir plan ci-joint) sont exposés aux allées sur trois côtés.
Dimensions et utilisation de l’espace
- En général, 10 pi (3,05 m) de profondeur et 20 pi (6,10 m) de largeur
- Hauteur maximale de la paroi arrière : 8 pi (2,44 m)
- Largeur maximale de la paroi arrière : 20 pi (6,10 m)
- Le matériel d’exposition doit être disposé de manière à ne pas gêner la visibilité des exposants voisins
Les kiosques en péninsule sont exposés à trois allées et ont une superficie minimale de 400 pi2 (37,16 m²).
Les kiosques en péninsule peuvent s’adosser à des kiosques linéaires ou à d’autres kiosques en péninsule.
Dimensions et utilisation de l’espace
- Largeur : 20 pi (6,10 m)
- Profondeur : 20 pi (6,10 m) ou plus
- Hauteur maximale de la paroi arrière : jusqu’à 12 pi (3,66 m) – s’il est adossé à un autre kiosque en péninsule. S’il s’adosse à un kiosque linéaire, les règles de kiosques d’extrémité d’allée s’appliquent.
- Hauteur maximale de la paroi arrière : 8 pi (2,44 m) — s’il est adossé à un kiosque linéaire
- Les enseignes, logos et graphiques double face doivent être placés à 10 pi (3,05 m) des kiosques adjacents
Les kiosques en îlot sont des kiosques ouverts qui sont exposées aux allées sur les quatre côtés.
Dimensions et utilisation de l’espace
- Largeur : 20 pi (6,10 m) ou plus
- Profondeur : 20 pi (6,10 m) ou plus
- Les kiosques en îlot sont ouverts et ne doivent pas être construits avec des murs latéraux ou des murs arrière
- Tous les pieds cubes de l’espace peuvent être utilisés jusqu’à la hauteur maximale autorisée de 16 pi (4,88 m)
Les kiosques en îlot divisé sont des kiosques péninsule qui partagent leur mur arrière avec un autre kiosque péninsule.
Dimensions et utilisation de l’espace
- Généralement, 20 pi (6,10 m) de profondeur par 20 pi (6,10 m) de largeur
- Hauteur maximale du mur arrière : jusqu’à 12 pi (3,66 m)
- Tous les pieds cubes de ce kiosque peuvent être utilisés jusqu’à la hauteur maximale autorisée
- Un rideau de fond de 8 pieds de haut sera placé entre les kiosques de l’île divisée
- Les enseignes, logos et graphiques à double face doivent être placés à 10 pi (3,05 m) de distance des kiosques adjacents.
- Kiosques linéaires : 8 pi (2.44 m)
- Kiosques en périphérie : 12 pi (3.66 m)
- Kiosques en extrémité : 8 pi (2.44 m)
- Kiosques péninsule : jusqu’à 12 pi (66 m) — s’il adossé à un autre kiosque de la péninsule jusqu’à 8 pi (2.44 m)
— s’il adossé à un kiosque de la linéaire
- Kiosques en îlot : jusqu’à 16 pi (4,88 m)
- Kiosques en îlot divisé : jusqu’à 12 pi (3,66 m)
*Une allocation supplémentaire peut être accordée par la direction de l’exposition en fonction de l’emplacement, des lignes de vue et d’autres considérations. Toutes les approbations sont à l’entière discrétion de la direction de l’exposition.
Les responsables d’expositions de 400 pieds carrés (37,16 m²) ou plus, ainsi que ceux de kiosques avec des véhicules d’exposition ou de l’équipement lourd, doivent remplir un Questionnaire sur l’installation de l’exposition. Les plans et schémas du kiosque (y compris les dimensions) doivent également être soumis et peuvent être téléchargés à l’aide du lien/de l’espace situé au bas du questionnaire. Ces informations permettront de finaliser le calendrier d’installation et de démontage.
Faites attention à la visibilité du kiosque de votre voisin. Veuillez ne pas obstruer la vue (bannières, présentoirs, etc.) devant les kiosques voisins.
Veuillez informer la direction de l’exposition si vous organisez des activités dans votre kiosque (tel qu’un tirage au sort) ou si vous organisez une réception ou autres événements en dehors du salon. Les réceptions/autres événements ne doivent pas entrer en conflit avec les heures d’ouverture du salon. Veuillez remplir le formulaire Activités dans le kiosque et Salle de réception (à venir). Et le soumettre avant le vendredi 17 janvier 2025.
Toutes les surfaces des kiosques doivent être recouvertes avec un tapis ou d’un autre revêtement de sol approuvé, aux frais de l’exposant. Les exposants peuvent louer un tapis par l’intermédiaire de GES, le décorateur officiel du salon, ou apporter leur propre revêtement de sol. Les kiosques trouvés sans tapis sur place devront passer une commande auprès de GES.
REMARQUE : il n’est pas nécessaire de poser un revêtement de sol sous les véhicules d’exposition, mais un revêtement en plastique est nécessaire sous tous les véhicules d’exposition qui ont été lavés à l’eau pendant l’emménagement.
Les exposants qui souhaitent poser leur propre tapis ou revêtement de sol doivent utiliser du ruban adhésif qui n’endommagera pas le sol de l’installation. Vous pouvez acheter la marque approuvée de ruban adhésif à double face au bureau de service de GES pendant l’emménagement.
REMARQUE : si un ruban adhésif incorrect est utilisé, les frais de nettoyage du sol seront facturés à l’exposant. Les exposants qui installent leur propre revêtement de sol doivent prendre des dispositions pour que le tapis et le ruban adhésif soient enlevés lors du déménagement. Marques de ruban adhésif double face recommandées :
- Polyken 105c LPDE
- Scapa 274004 ou DC-W002A
Les services de nettoyage des kiosques ne sont pas inclus par la direction de l’exposition et doivent être commandés par chaque entreprise exposante auprès de l’établissement, aux frais de l’exposant. L’établissement assurera gratuitement la vidange des poubelles à condition que celles-ci soient placées dans les allées à l’extérieur de chaque kiosque à la fin de chaque journée d’exposition. Les poubelles laissées à l’intérieur des kiosques ne seront pas vidées.
- Rideaux pour définir l’espace du kiosque (8′ mur du fond x 3′ murs latéraux).
- Les services de manutention et de transport sont inclus à destination et en provenance de votre kiosque (à l’exclusion du déballage, de l’assemblage et du suivi).
- 5 badges pour le personnel de l’exposant par 100 pieds carrés
- Chariots à main pour le déplacement et le déménagement (premier arrivé, premier servi).
- Sécurité 24 heures sur 24 sur le plancher
Le nom, la description et les coordonnées de votre entreprise dans la liste des exposants en ligne - Code promo personnalisé (utilisation illimitée) offrant une inscription GRATUITE à vos clients
Le personnel du kiosque, y compris les vendeurs, les démonstrateurs, les réceptionnistes et les mannequins/hôtesses, est tenu de limiter ses activités l’espace du kiosque de l’exposant. Il n’y a pas d’exception.
L’espace de kiosque loué par les exposants doit rester en bon état. Il est interdit d’utiliser ou de permettre l’utilisation de clous, de vis, de crochets ou d’autres dispositifs similaires pour fixer des objets. Il est interdit de peindre le sol ou de poser quoi que ce soit sur le sol sans protection adéquate et sans l’approbation de l’établissement.
La direction de l’exposition se réserve le droit de restreindre l’utilisation de lumières éblouissantes, d’effets d’éclairage gênants ou de machines exceptionnellement bruyantes. Les présentations sonores, les diapositives ou les films sont autorisés s’ils sont réglés à un niveau conversationnel et s’ils ne gênent pas les exposants voisins.
L’utilisation d’avertisseur sonore est strictement interdite.
Les produits ou objets pouvant gêner la visibilité et /ou l’accès au kiosque des voisins, ou empêcher l’accès ou la libre circulation dans l’allée ou les allées du salon ne sont pas autorisés.
Cinq (5) badges sont fournis par 100 pieds carrés d’espace. Les exposants peuvent enregistrer leur personnel en ligne pour obtenir des badges exposants à partir de novembre 2024. Les badges des exposants ne seront pas envoyés par la poste et devront être récupérés sur le site de l’exposition au bureau d’inscription pendant les journées d’emménagement et d’exposition (au niveau 2 dans le hall d’entrée/Viger). Les badges doivent être portés dans les halls d’exposition et sont exigés à l’entrée de la salle d’exposition.
Aucun démontage d’objets ou de matériel d’exposition n’est autorisé avant 16h01 le Samedi, 8 février 2025. Tout exposant qui commence à emballer ou à démonter son kiosque avant la fermeture de l’exposition se verra imposer des frais de 1 000 $ et pourrait perdre sa séniorité pour les expositions futures. La direction de l’exposition et/ou GES appliquera des frais pour l’enlèvement du matériel d’exposition laissé dans l’édifice après la date et l’heure de fin du démontage. Les exposants ayant des véhicules d’exposition doivent se conformer à l’horaire et aux procédures de démontage.
Les enseignes suspendues ne sont autorisées que dans les configurations de kiosques péninsule, en îlot et îlot divisé, avec des espaces de kiosques égaux à 20’x20′ ou plus grands. Les enseignes seront suspendues à une hauteur de 16 pieds du sol à la base de l’enseigne. Toutefois, pour garantir une visibilité maximale, les enseignes peuvent être suspendues à des hauteurs différentes, conformément aux restrictions de hauteur en vigueur au Palais des congrès ou à la décision de la direction du salon. Les enseignes suspendues doivent être placées à 10 pi (3,05 m) des kiosques adjacents et être suspendues directement au-dessus de l’espace contracté uniquement.
REMARQUE : les demandes d’enseignes suspendues doivent être approuvées par la direction de l’exposition au moins 60 jours avant l’emménagement.
Une enseigne installée sur le mur mitoyen voisin n’est autorisée que sur le mur intérieur des expositions. Les murs de plus de 8 pieds de hauteur (visibles d’un kiosque voisin) doivent être présentables et propres, sans logo ni identification. Les enseignes double face, les logos et les graphiques doivent être placés à 10 pi (3,05 m) des kiosques adjacents.
IMPORTANT : Les enseignes pesant 50 livres ou moins seront évaluées et accrochées par le Palais des congrès de Montréal. Les enseignes pesant plus de 50 livres ou comportant plusieurs points d’accrochage sont considérées comme de l’équipement et seront évaluées et accrochées par l’équipe technique de la société audiovisuelle interne, TKNL.
Tous les exposants d’ExpoCam doivent avoir une assurance responsabilité civile adéquate (certificat d’assurance – COI) avec une limite minimale de 2 000 000 $ qui comprend une couverture pour l’emménagement, les jours d’exposition et le déménagement.
Consultez les informations détaillées ICI.
Les moyens de transport mécaniques (chariots électriques, scooters, robots ou bicyclettes) ne sont pas autorisés dans les allées pendant les heures d’ouverture de l’exposition. La seule exception sera dans le cas d’une personne handicapée visitant l’exposition, et le personnel de l’exposition dûment autorisé. Les exposants qui font la démonstration de produits mécaniques ou électriques dans leur kiosque sont tenus de prendre les mesures de sécurité appropriées et de disposer d’une couverture d’assurance adéquate.
Un plan d’étage d’exposition, codé par couleur indiquant les heures d’entrée et de sortie de chaque kiosque, sera fourni 6 à 8 semaines avant l’exposition. Tous les responsables de kiosques d’exposition de 400 pieds carrés (37,16 m²) ou plus, OU les kiosques avec des véhicules/équipements d’exposition, doivent remplir le Questionnaire sur l’installation de l’exposition. Les informations relatives à votre kiosque d’exposition, au matériel d’exposition et à la conception du kiosque seront évaluées et aideront à déterminer le calendrier d’emménagement et de démontage. La date limite de soumission du questionnaire d’installation de l’exposition est fixée au 13 décembre 2024.
Le paiement final de l’espace d’exposition doit être effectué avant le 6 novembre 2024. Le paiement intégral des espaces d’exposition vendus après le 6 novembre doit être effectué dès réception de la facture. La direction de l’exposition se réserve le droit de refuser l’entrée à tout exposant dont le compte n’a pas été intégralement payé avant l’emménagement.
Les exposants sont tenus de toujours avoir un membre du personnel dans leur kiosque pendant les heures d’ouverture de l’exposition. Des problèmes de sécurité peuvent survenir lorsque les kiosques ne sont pas occupés par du personnel. Il est rappelé aux exposants que la direction de l’exposition n’assume AUCUNE responsabilité en cas de pertes ou vols.
Les tentes pliantes et les auvents peuvent être autorisés, mais doivent respecter toutes les réglementations locales et de l’établissement en matière d’incendie. En outre, pour les kiosques linéaires ou périmétriques, les tentes et les auvents ne doivent pas dépasser 2,44 m de hauteur et doivent respecter les exigences en matière de visibilité directe. Les côtés et l’arrière ne doivent pas comporter de marques et/ou de logos directement visibles dans les kiosques voisins. Les tentes et les auvents doivent être ignifugés et l’une des trois certifications suivantes doit être fournie à l’établissement pour examen et approbation :
- Une étiquette confirmant que le tissu est certifié NFPA 701
- Une étiquette confirmant que le vinyle est certifié CPAI-84
- Un certificat d’une entreprise accréditée indiquant que le matériau est ignifugé.
Tous les véhicules entrant dans l’enceinte de l’exposition doivent être propres et sec : exempts d’eau, de glace, de neige, de débris, de boue ou de lubrifiant. À la demande du Palais, des barrières ou des tampons imperméables doivent être placés sous les véhicules afin de protéger le sol et les structures sous-jacentes.
Tous les bouchons des réservoirs de carburant des véhicules et autres moteurs à combustion exposés (à l’exception des réservoirs n’ayant jamais contenu de carburant) doivent être verrouillés ou scellés à l’aide de ruban adhésif afin d’éviter les fuites de vapeur. Les réservoirs des véhicules exposés ne doivent pas être remplis à plus de la moitié.
Les accumulateurs (batteries) doivent être déconnectés. Pour les moteurs qui ne sont pas alimentés par une batterie de démarrage, toutes les bougies d’allumage doivent être retirées.
Les réservoirs de propane utilisés dans les véhicules récréatifs, commerciaux et autres doivent être vides et scellés avant d’entrer dans les halls d’exposition.
Les dispositifs antivol et autres accessoires ne peuvent pas être alimentés par la batterie d’allumage standard; ils doivent être alimentés par une source externe qui ne peut pas être utilisée pour alimenter le moteur.
Les batteries de démarrage des véhicules à combustion interne et hybrides doivent être déconnectées. Les batteries de démarrage des véhicules électriques n’ont pas à être déconnectées.
Les véhicules ne peuvent être déplacés pendant les heures d’ouverture. Aucun moteur à combustion ne peut être mis en marche pendant l’exposition. Le ravitaillement en carburant ou la vidange de carburant des véhicules et autres moteurs à combustion est strictement interdit à l’intérieur du bâtiment.
Les kiosques d’exposition présentant des véhicules électriques doivent disposer d’un extincteur portable dans le kiosque ou à proximité du/des véhicule(s). Un extincteur à poudre polyvalente ABC d’une capacité de 5 livres est obligatoire.
Renseignements sur l'expédition et la manutention
ABF Freight est le fournisseur officiel de services d’entreposage préalable et acceptera les envois quelle que soit leur origine. Cliquez ICI pour plus d’informations. ABF Freight acceptera les matériels en caisse, en boîte ou sur patins du 6 au 30 janvier, de 9h00 à 15h00 (fermé les week-ends et jours fériés). Cliquez ICI pour télécharger l’étiquette d’expédition en entrepôt ou consultez les informations ci- dessous :
| Nom de l’entreprise exposante/ kiosque # EXPOCAM a/s ABF Freight 555 Autoroute 13 Laval, QC H7W 5N4 |
La réception directe sur le site d’exposition commence le mardi 4 février 2025, de 8h00 à 20h00 (sur la base d’un horaire d’emménagement ciblé). Cliquez ICI pour télécharger l’étiquette d’expédition directe au site d’exposition ou consultez les informations ci-dessous :
| Nom de l’entreprise exposante/ kiosque # EXPOCAM Palais des congrès de Montréal Quai de chargement 163, rue Saint-Antoine Ouest Montréal, QC H2Z 1H2 |
Consult Expo Inc. est le courtier en douane officiel d’ExpoCam et peut vous aider à préparer votre envoi et à répondre à toutes les exigences douanières, y compris le dédouanement à toutes les frontières internationales, en s’assurant que vous disposez de l’ensemble des documents requis par votre pays de destination. Cliquez ICI pour plus de détails. Les services suivants sont disponibles :
- Service sur place du premier jour d’emménagement au dernier jour de déménagement
- Dédouanement au Canada, aux États-Unis et dans d’autres pays
- Assister et préparer les documents douaniers essentiels
- Enregistrer tous les titres et obligations auprès de l’Agence des services frontaliers du Canada et des douanes américaines.
- Préparer les écritures douanières pour comptabiliser les ventes éventuelles et verser les paiements aux organismes publics.
- Préparer les documents de retour à l’exportation, les connaissements, les étiquettes d’expédition et assurer le dédouanement aux États-Unis et dans d’autres pays.
Afin de permettre une évacuation d’urgence sans obstruction pendant le déménagement et l’emménagement, des allées sans obstructions seront désignées. Les allées libres de marchandises seront surveillées régulièrement par GES, le personnel de l’établissement et la direction de l’exposition : tout article trouvé dans les allées libres de marchandises (tel que, mais non limité à, des véhicules, des caisses, des tapis, des boîtes, etc.) devra être retiré immédiatement. Toutes les sorties d’urgence et tous les accès de l’établissement doivent être dégagés conformément aux exigences du Service des incendies de Montréal (SIM).
Les exposants qui n’ont pas besoin de services de manutention ou de chariots élévateurs à fourches peuvent transporter leur matériel à la main sur le plancher de l’exposition, avec ou sans l’aide d’un chariot à main. Un nombre limité de chariots à main sera mis à la disposition des exposants pendant l’emménagement et le déménagement. Un seul chariot à main sera délivré par entreprise. L’utilisation des chariots se fait sur la base du premier arrivé, premier servi. Les chariots ne sont pas autorisés dans les ascenseurs, les espaces communs (hall Viger) le stationnement ou les rues avoisinantes.
GES est le fournisseur exclusif des services de manutention et de transport par chariot élévateur. Les services de manutention et de transport sont inclus dans les frais d’emplacement de votre kiosque et couvrent le déplacement du matériel vers et depuis votre kiosque. Le montage et le démontage du kiosque ne sont pas inclus. Ce service ne doit pas être confondu avec l’expédition de votre matériel d’exposition ou l’entreposage préalable, qui sont à la charge de l’exposant.
La manutention du matériel COMPREND le déchargement de votre matériel d’exposition, la livraison à votre kiosque, la manutention des contenants vides vers et depuis l’aire de stockage, et l’enlèvement de votre matériel de votre kiosque pour le recharger dans le véhicule de votre transporteur de départ.
Remplissez le Questionnaire sur l’installation de l’exposition. Pour fournir des détails sur le matériel arrivant sur le site de l’exposition pour votre kiosque.
Machinerie, main-d’œuvre et équipement : La main-d’œuvre et l’équipement pour le déchargement, le débardage, le positionnement, la mise à niveau, le démontage, le recadrage et la remise en place de la machinerie et/ou de l’équipement doivent être commandés séparément. Passez votre commande auprès de GES sur les pages Services de chariots élévateurs en kiosque et Services de main-d’œuvre sur le portail en ligne.
REMARQUE : Les portes du quai chargement du hall d’exposition ferment à 19h00 le mercredi 5 février. Toutes les marchandises, caisses et matériaux d’emballage doivent être retirés des allées avant 19h00 en vue de l’installation des tapis d’allées. Les exposants peuvent rester travailler à leur kiosque jusqu’à 20h00.
Renseignements généraux sur l’exposition
Les personnes âgées de moins de 18 ans ne sont pas autorisées à pénétrer dans le hall d’exposition pendant l’emménagement ou le déménagement.
Pendant les heures d’ouverture du salon, les enfants de moins de 18 ans sont autorisés, sous réserve de l’approbation de la direction de l’exposition, à condition d’être accompagnés d’un adulte et d’avoir rempli un formulaire de renonciation pour enfant lors de l’inscription. Les enfants de 16 ans et plus devront être munis d’un badge pour visiter le salon.
Les concours canadiens doivent respecter les dispositions du Code criminel, de la Loi sur la concurrence et, si les résidents du Québec peuvent participer, la Loi sur les loteries et les appareils d’amusement. En outre, si des renseignements personnels sont recueillis pendant le concours à des fins secondaires, le concours doit également respecter la loi fédérale canadienne sur la protection des renseignements personnels, appelée Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques. Si vous envoyez des courriels ou des messages textuels, la loi anti-pourriel du Canada peut également s’appliquer. Les informations contenues dans cette clause ne sont que des informations. Elles ne constituent pas un avis juridique et ne doivent pas être considérées comme tel. Il convient d’obtenir un avis juridique professionnel.
La direction de l’exposition se réserve le droit de refuser l’accès à tout visiteur, exposant ou employé de l’exposant qui, de l’avis de la direction de l’exposition, perturbe le déroulement de l’événement. Le langage abusif, les menaces, les agressions, le vandalisme, le vol et toute autre action inappropriée entraîneront l’expulsion immédiate des lieux et des poursuites judiciaires, le cas échéant.
Les exposants doivent se conformer au règlement du Service de sécurité d’incendie de Montréal qui régit les expositions et les étalages dans les édifices publics. Vous pouvez consulter ce règlement ICI.
Les kiosques présentant des véhicules électriques doivent disposer d’un extincteur portable dans le kiosque ou à proximité du/des véhicule(s). Un extincteur à poudre polyvalente ABC d’une capacité de 5 livres est obligatoire. Un accès libre doit être réservé à l’évacuation du véhicule à l’extérieur du bâtiment. Les véhicules électriques doivent, dans la mesure du possible, être en mode accessoire.
Maestro Culinaire a le droit exclusif de distribuer des aliments et des boissons dans l’enceinte de l’établissement. Les exposants, les visiteurs et les fournisseurs ne sont pas autorisés à apporter de la nourriture ou des boissons de l’extérieur dans l’enceinte du salon. Les exposants peuvent faire appel à Maestro Culinaire pour organiser la restauration de leur personnel dans leur kiosque (c’est-à-dire les déjeuners, le service de café et de thé, etc. Menu pour le kiosque ICI.
Les exposants doivent demander l’approbation de Maestro Culinaire pour tout échantillonnage d’aliments et/ou de boissons et pour tout cadeau alimentaire ou de boisson (p. ex. bonbons de marque, chocolat, bouteilles d’eau en plastique, etc.), conformément aux conditions énoncées dans leur document d‘exclusivité en matière d’aliments et de boissons Veuillez contacter Melanie Khaled ou remplir le formulaire d’autorisation d’échantillonnage.
Cliquez ICI pour obtenir le formulaire d’autorisation d’échantillonnage (date limite de soumission : Mercredi 15 janvier 2025).
Maestro Culinaire Melanie Khaled Gestionnaire sénior, expérience culinaire événementielle | Senior Manager, event food experience Courriel : melanie.khaled@maestroculinaire.ca Téléphone : 514-871-3111, poste 4013 |
Les exposants doivent respecter les directives de la Charte de la langue française et du Règlement sur la langue du commerce et des affaires concernant l’utilisation du français et des autres langues sur les enseignes et les avis publics, sur les étiquettes et les emballages des produits et, le cas échéant, sur la publicité commerciale et les publications distribuées au public. Cliquez ICI pour plus d’information et de détails.
Il est interdit de photographier ou de filmer les kiosques d’autres exposants sans l’autorisation de l’organisation concernée.
Les machines à pop-corn, les paillettes et les confettis sont interdits en raison du risque de débris. Les ballons à l’hélium ne sont pas autorisés.
La distribution de matériel promotionnel et la sollicitation d’affaires doivent être limitées à l’espace du kiosque de l’exposant. Ces activités ne sont pas autorisées dans les allées, les restaurants, la zone d’inscription, les couloirs, les toilettes ou aux kiosques d’autres exposants.
Le Palais des congrès de Montréal a mis en place un programme de recyclage. La collaboration des exposants est demandée pour :
- Utiliser les bacs de recyclage et d’ordures indiqués – de grands bacs seront mis à disposition sur le site de l’exposition pendant l’emménagement et le déménagement. Si les exposants ne trouvent pas les bacs, ils sont priés d’en informer le personnel de nettoyage qui se fera un plaisir de les aider.
- Pendant les journées de l’événement, des bacs pour les déchets, le recyclage et le compostage des aliments seront disponibles dans l’ensemble de l’exposition et dans les zones de restauration.
- Gardez les aliments séparés des autres matériaux – si des matériaux normalement recyclables sont contaminés par de la nourriture ou des boissons, ils seront envoyés à un site d’enfouissement.
Pendant l’emménagement et le déménagement, les exposants ne seront pas autorisés à se rendre sur le site de l’exposition s’ils ne portent pas de chaussures robustes et fermées. Les chaussures de sécurité homologuées CSA sont vivement recommandées. Les chaussures à bout ouvert, les sandales et les talons ne sont pas autorisés. Le personnel d’un exposant qui ne porte pas de chaussures à bout fermé devra signer une renonciation à l’utilisation de chaussures de sécurité auprès de la sécurité ou de la direction de l’exposition. L’accès à l’exposition ne sera pas autorisé si ces directives ne sont pas respectées.
Tout le personnel des salles d’exposition est tenu de respecter les règles de santé et de sécurité de la Loi sur la santé et la sécurité au travail du Québec et les exigences en matière de santé et de sécurité des expositions de l’établissement. En outre, l’attestation de santé et de sécurité de l’exposition ExpoCam doit être remplie lors de l’enregistrement en ligne du badge de l’exposant.
Un service de sécurité sera assuré 24 heures sur 24, du début de l’emménagement jusqu’à la fin du déménagement, pour assurer la surveillance générale de la salle d’exposition. La direction de l’exposition n’assume AUCUNE responsabilité pour les pertes dues au vol ou à toute autre cause. Les exposants doivent prendre toutes les précautions possibles pour protéger les biens qu’ils exposent et doivent souscrire une assurance appropriée. Les petits objets tels que les ordinateurs portables et les téléphones cellulaires ne doivent JAMAIS être laissés sans surveillance.
La sécurité du kiosque de l’exposant est facultative et peut être organisée avec la société de sécurité de l’exposition (à venir).
À l’exception des chiens-guides pour les personnes ayant une déficience visuelle, aucun animal, oiseau ou animal de compagnie n’est autorisé dans l’édifice sans l’approbation écrite préalable de la direction de l’exposition et du Palais des congrès de Montréal. L’autorisation est basée sur la nécessité de la présence de l’animal dans le cadre d’une exposition, d’une activité ou d’un spectacle. Si l’approbation est accordée, il est entendu que l’animal doit demeurer en laisse, ou en cage selon les circonstances, en tout temps. Le propriétaire doit avoir en sa possession tous les certificats de santé et de vaccination de l’animal.
Conformément à la Loi sur le contrôle du tabac et du vapotage du gouvernement du Québec, tous les espaces du Palais des congrès de Montréal sont désignés comme étant non-fumeurs. Il est permis de fumer à l’extérieur du bâtiment à une distance de 9 m (29′ 5”) de toutes les portes d’accès. Conformément à cette loi, tout manquement sera sanctionné par une amende.
La direction de l’exposition ne fournit pas d’espace d’entreposage fermant à clé pour les exposants. Veuillez tenir compte de vos besoins en matière d’entreposage lors de la conception de votre kiosque.
NOTE : Les règlements d’incendie de la Ville de Montréal ne permettent pas l’entreposage de boîtes ou de matériaux d’emballage vides derrière les kiosques des exposants. TOUT le matériel d’entreposage (vide ou accessible/plein) sera retiré de la salle d’exposition par GES et amené à l’aire d’entreposage. Veuillez-vous assurer que vous avez l’étiquette d’entreposage appropriée sur votre matériel, afin qu’il soit entreposé en conséquence et qu’il ne soit pas confondu avec un déchet. Les étiquettes d’entreposage seront disponibles au bureau de service de GES et au bureau des services aux exposants du Palais des congrès.
Autres informations
La direction de l’exposition a le droit d’apporter à ce règlement des changements, des modifications et des ajouts qu’elle juge nécessaires au bon déroulement de l’exposition. Les règles et règlements de l’exposition tels qu’amendés s’appliqueront dans tous les cas. L’interprétation du règlement de l’exposition incombe à la direction de l’exposition et sa décision est définitive. La direction de l’exposition peut demander aux exposants d’apporter à leur kiosque les modifications qu’elle juge nécessaires au bon déroulement de l’exposition et, en cas de non-respect, elle peut ordonner l’enlèvement immédiat de l’ensemble du kiosque, sans compensation et aux frais de l’exposant. Les exposants qui ne respectent pas le règlement peuvent être expulsés de la salle d’exposition.
Un exposant ne peut pas présenter des produits contrefaits ou des produits d’un autre fabricant qui ont été achetés ou provenant d’un distributeur ou d’un autre fabricant, ou tout produit qui est considéré par la direction de l’exposition, à sa seule discrétion, comme étant commercialisé de manière trompeuse ou illégale. Les exposants qui présentent des produits à l’exposition ou qui proposent des produits dans leurs catalogues exposés à ExpoCam et qui sont considérés comme violant un brevet ou une marque déposée s’exposent à des sanctions de la part de la direction de l’exposition. Les sanctions sont laissées à l’appréciation de la direction de l’exposition et peuvent inclure la fermeture du kiosque, l’interdiction de participer à l’exposition, la perte des privilèges d’ancienneté et d’autres sanctions jugées appropriées par la direction de l’exposition.
La direction de l’exposition (ExpoCam) est convaincue que nos exposants s’efforcent de respecter les normes les plus strictes en matière de conformité à la législation canadienne et aux normes de l’industrie. Si vous avez des questions concernant les règles et règlements, ou à l’égard de tout autre sujet avant l’exposition, veuillez contacter la direction de l’exposition à l’adresse expocam@newcom.ca. Pendant l’exposition, veuillez faire part de tout problème concernant d’éventuelles violations de la propriété intellectuelle au bureau de l’exposition.